درباره شماره تول فری (toll free) چیزی شنیده‌اید؟ به‌احتمال زیاد این نام برایتان آشنا است. تول فری به شماره‌ای می‌گویند که تماس با آن، هزینه‌ای برای تماس‌گیرنده ندارد. هزینه مکالمه در چنین تماسی باید از سوی طرف مقابل مکالمه تلفنی (یعنی سمتی که با آن تماس گرفته شده) پرداخت شود. به‌عبارت ساده‌تر، تول فری شماره‌ای است که صاحب خط هزینه مکالمات آن را در هر صورت می‌پردازد؛ چه با کسی تماس بگیرد و چه کسی با آن تماس حاصل کند.
در این مقاله به بررسی کاربرد این شماره‌ها و شیوه دریافت مالکیتشان می پردازیم. شما می‌توانید برای مدیریت تماس‌های شماره تول فری، از نرم افزار مرکز تماس استفاده کنید. در ادامه از این‌ها خواهید خواند و برایتان توضیحات بیشتری می‌دهیم. حواستان باشد که در استفاده از این شماره‌ها باید به لزوم استفاده از آنها دقت کنید و ببینید که مخاطبان هدفتان یعنی کسانی که برای کسب‌وکار و موارد دیگر با آنها تماس می‌گیرید، به چه نوع تماس و شماره تلفنی نیاز دارند.
شماره تول فری (Toll Free) آشنا شوید
تول فری (Toll Free) خط تلفنی است که تماس‌گیرنده با آن، هیچ هزینه‌ای پرداخت نمی‌کند. استفاده از این شماره‌ها راهی برای شناخت مشتریان در کسب‌وکارهای مختلف است. ضمن اینکه راهی برای جلب اعتماد مشتریان و مخاطبان است و باعث می‌شود که کارتان قانونی و موجه جلوه کند.
برخورداری از چنین شماره‌هایی برای هر کسب‌وکار، اعتبار خوبی به‌همراه دارد. بهتر است که از تول فری به‌جای شماره‌های عادی استفاده کنید. در واقع، شماره تول فری نوعی شماره تلفن تجاری است.
هدف استفاده از شماره‌های رایگان
این شماره‌های رایگان اغلب با اهداف زیر استفاده می‌شوند:
- پاسخ‌گویی به نیازهای خدمات به مشتری؛
- تسهیل خرید مشتریان؛
- ارائه اطلاعات بیشتر به مخاطبان و مشتریان کسب‌وکار.
پاسخ‌گویی به نیازهای خدمات به مشتری
با وجود تلفن‌هایی که تماس با آنها، هزینه‌ای برای مشتریان ندارد، امکان شکل‌گیری تعاملات بیشتر می‌شود. هنوز هم تماس تلفنی برای بسیاری از افراد، محبوب‌ترین گزینه برقراری ارتباط است. در نتیجه، لازم است که حواستان به چنین امکانی باشد. از سوی دیگر، شنیدن صدای طرفین در یک ارتباط تجاری و خریدوفروش به جلب اعتماد بیشتر کمک می‌کند. برای پاسخ‌گویی به مشتریان حتما باید تماس تلفنی را لحاظ کنید.
تسهیل خرید مشتریان
وجود خط تلفنی که تیم پشتیبانی کسب‌وکارتان را به مشتریان متصل می‌کند، باعث تسهیل فرایند خرید می‌شود. تصمیم‌گیری برای اینکه تیم پشتیبانی با چه روندی به مشتریان رسیدگی کنند (تیم‌هایی جداگانه برای رسیدگی به امور مختلف) هم در گروی سلیقه، نیازها و ترجیحات تجاری‌تان است.
ارائه اطلاعات بیشتر به مخاطبان و مشتریان کسب‌وکار
با وجود تلفن‌های رایگان، امکان اطلاع‌رسانی به مشتریان در زمینه‌های مختلف هم بیشتر می‌شود. با وجود خطی اختصاصی که هم فرصت برقراری تماس دوطرفه را مهیا می‌کند و هم فرستادن پیامک با آن مقدور است، مشتریان را بیشتر در جریان اطلاعات موردنیاز قرار می‌دهید.
برقراری تماس رایگان با این شماره‌ها، میل و رغبت مشتریان و مخاطبان کسب‌وکار برای تماس را بیشتر می‌کند و در ضمن راهی برای ایجاد رفاه بیشتر آنها در تعامل با برند و کسب‌وکارتان است.
با وجود شماره تول فری می‌توانید مرکز برون‌سپاری فروشتان را راه‌اندازی کنید و اپراتورهای متخصصی را برای پاسخ‌گویی تماس مشتریان به‌کار بگیرید. این اپراتورها در واقع در نقش کارشناسان پشتیبانی خدمات و محصولاتتان ظاهر می‌شوند.
شکل و قالب شماره رایگان
شماره‌های تول فری هشت رقم دارند و برای تماس با آنها نیازی به شماره‌گیری کد وجود ندارد. این موارد با سرشماره ۹۰۰۰ شروع می‌شوند و برای انتخاب ۴ رقم انتهایی‌شان می‌توانید ابتکار عمل داشته باشید و حق انتخاب دارید. تعرفه پرداختی بابت هر تماس هم با صاحب خط مورد توافق قرار می‌گیرد.
سازوکار شماره رایگان چیست و چطور عمل می‌کند؟
زمانی که شماره تول فری (Toll Free) تهیه می‌کنید، هزینه‌های تماس‌های خروجی و ورودی با شما خواهد بود. در این صورت، زمانی که مشتریان با شما تماس می‌گیرند، دیگر نیازی به پرداخت هزینه مکالمه نخواهند داشت.
از جمله امکاناتی که شماره‌های تول‌فری در اختیارتان قرار می‌دهند، باید به فرستادن پیام کوتاه رایگان هم اشاره شود. کسب‌وکارها می‌توانند پیامک‌های خدماتی را هم برای مشتریان و مخاطبانشان ارسال کنند.
شاید بپرسید که آیا چنین پیامک‌هایی به‌طور قطع به‌دست مشتریان خواهند رسید؟ باید بگوییم که بله. در سیستم تول فری، پیامک‌ها در فهرست سیاه (black list) پیام‌های مشتریان قرار نمی‌گیرد و اگر کمپینی تبلیغاتی برگزار کرده‌اید، حتما پیامک‌هایتان به دست مخاطبان موردنظر می‌رسد.
مسیر تکامل شماره تول فری (Toll Free) طولانی و پر از رشد بوده است. در گذشته، این شماره‌ها فقط برای دریافت تماس با مشتری مورد استفاده قرار می‌گرفتند، اما امروز بسیاری از ارائه‌دهندگان شماره‌های رایگان، ویژگی‌های پیشرفته‌ای مانند موارد زیر را هم عرضه می‌کنند:
- ضبط تماس؛
- IVR/Auto؛
- مسیریابی تماس؛
- حمل و نقل تماس؛
- صف تماس.
بعد از انتخاب و خرید شماره رایگان، مالکیت آن به نام خریدار ثبت می‌شود. امنیت خدماتی که از دریافت این شماره‌ها به‌دست می‌آید هم مطلوب است و لازم نیست که از این بابت نگرانی داشته باشید.
مزایای شماره‌های رایگان چیست؟
اگر درباره کارایی تلفن‌های تول فری تردید دارید، خوب است که به مزایای داشتن شماره رایگان یا همان تول فری (Toll Free) دقت کنید:
- شماره‌های تول فری ابزار مناسبی جهت ایجاد ارتباط با مشتریان و طراحی تصویر مثبت از برندتان هستند.
- برای ارائه حس مشتری‌مداری و خدمات مطلوب به مشتریان حتما به داشتن چنین ابزاری توجه کنید.
- این شماره‌ها نوعی اعتبار و وجاهت برای برندتان می‌سازند. بیشتر مشتریان مایل‌اند که با شماره‌ای رسمی تماس بگیرند تا معمولی.
- برای برندسازی و ایجاد سهمی در ذهن مشتری می‌توانید از شاخصه‌های مخصوص به خود از جمله شماره‌ای اختصاصی کمک بگیرید.
- کسب‌وکارهای کوچک با این شماره‌ها مشروع‌تر و موجه‌تر به‌نظر می‌رسند.
- تول فری (toll free) راحت‌تر در خاطر مشتریان می‌ماند.
با وجود خدمات تلفنی مختلف که به‌مدد فناوری در دسترس‌اند، تعامل با مشتریان بسیار ساده‌تر از گذشته شده است. با آگاهی از انواع امکانات در این زمینه مانند تلفن‌های رایگان، اینترنتی و آگاهی از کاربرد هریک مثلا درک تفاوت تلفن خط ثابت و اینترنتی و… می‌توانید گام‌های مناسبی در خصوص تجهیز کسب‌وکارتان به امکانات مناسب بردارید.
شرکت شما به تلفن رایگان نیاز دارد؟
به‌نظر می‌رسد که هیچ محدودیتی در زمینه استفاده از شماره تلفن رایگان وجود ندارد. به‌عبارت دقیق‌تر، تقریبا تمام شرکت‌ها با کمک در اختیارداشتن چنین شماره‌ای، بهبود و رشد را مشاهده خواهند کرد.
فرقی نمی‌کند که شرکتی بزرگ دارید و مشتریان فراوان یا کسب‌وکاری متوسط یا حتی کوچک هستید. اگر مورد نخست شرایطتان را توصیف می‌کند و صاحب کسب‌وکاری بزرگ هستید، با وجود چنین سیستمی، پاسخ‌گویی به مشتریان پرشمارتان ساده‌تر می‌شود و اگر کسب‌وکارتان کوچک یا متوسط است هم همین‌طور.
در مواردی که حجم کسب‌وکار بزرگ نیست، اعتبار خود را با داشتن چنین امکاناتی بالا می‌برید و نشان می‌دهید که به برقراری تعامل با مشتریان خود اهمیت می‌دهید. در مسیر شکوفایی بیشتر هر شرکتی، نیاز به استفاده از راه‌کارهایی وجود دارد که اعتماد مشتریان را جلب می‌کنند و سفر آنها را از مسیری خوشایندتر و بهینه‌تر پیش می‌برند.
تول فری هم ابزاری برای احقاق هدف مذکور است. در بسیاری از کشورهای دنیا و کسب‌وکارهای مهم بین‌المللی هم چنین روندی برقرار است و از تلفن‌های رایگان استفاده می‌شود. تماس تلفنی همچنان از مهم‌ترین راه‌های برقراری تماس با مشتریان است و نباید اهمیت آن را دست‌کم گرفت.
اهمیت تول فری (Toll Free) را دست‌کم نگیرید
شماره تول فری (Toll Free) اقدامی جدی و کاربردی برای توسعه کسب‌وکارتان از منظرهای مختلف است. با وجود آن هم می‌توانید وجهه و اعتبار بالاتری داشته باشید و هم واقعا خدمات بهتری را در اختیار مشتریان خود قرار بدهید. احتمال شکل‌گیری تعامل و مکالمه در زمانی که نیاز به پرداخت هزینه از سوی مشتری نیست، بسیار بالاتر می‌رود. این روزها، برای موفقیت کسب‌وکار و شکل‌گیری برندتان باید با ابزارهایی آشنا شوید که مسیرتان در سمت حرکت به اهداف را بهینه‌سازی می‌کنند. تول فری هم یکی از همان ابزارها است؛ آن را به‌خاطر داشته باشید و با تجهیز شرکتتان با چنین خدماتی در مسیر اطلاع‌رسانی، برندینگ و ارتباط با مشتریان، قوی‌تر و موفق‌تر عمل کنید.