اینکه در فضای دفتر کار نباشید ولی با همه امکانات محل کار خود بتوانید کار روزانه خود را انجام دهید جالب است، نه؟ امروز راه اندازی دفتر کار مجازی این امکان را به همه ما در هر جای دنیا که دسترسی به شبکه اینترنت وجود دارد، میدهد. با شناخت خدمات دفتر کار مجازی تغییر بزرگی در نگرش شما نسبت به نحوه کار کردن به وجود می‌آید و خبر خوب اینکه این تغییر نگرش کار کردن را برای شما دلپذیر‌تر خواهد کرد.
دفتر کار مجازی چیست؟
با گسترش و پیشرفت تکنولوژی و دسترسی عمومی به اینترنت و فناوری‌های دیجیتال و به خصوص پس از همه‌گیری ویروس کووید19، مراجعات حضوری تا حد زیادی جای خود را به ارتباطات از راه دور داد. راه اندازی دفتر کار مجازی هم یکی از همین اقدامات عملیاتی است که استقبال عمومی از آن روز‌به‌روز بیشتر شده است.
این امکان برای تقریبا تمام کسبوکارها قابل پیاده‌سازی است و تا حد زیادی هزینه‌های جاری سازمان را کاهش میدهد. هزینه‌های گزاف اجاره و مبلمان و … هم که جای خود را دارند. دفاتر مجازی برای مشاغلی که از راه دور کار می‌کنند و برای تیم‌هایی که از نظر جغرافیایی محدود نیستند ایده آل هستند. دفتر کار مجازی می‌تواند ترکیبی از خدمات فیزیکی و مجازی باشد. این روش ترکیبی، فرایندی را رقم می‌زند تا افراد کارآمد‌تر کار کنند و امکان دورکاری داشته باشند.
برای اینکه راه اندازی دفتر کار مجازی شما را کارا و ساده‌تر کنیم، این راهنمای دقیق را ایجاد کرده‌ایم.
راه اندازی دفتر کار مجازی
حالا که با دفاتر کار مجازی آشنا هستیم، وقت آن رسیده است که با گام‌هایی که باید برای عملیاتی کردن آن برداریم آشنا شویم.
1- تعیین اهداف و استراتژی سازمان
قبل از اینکه به راه اندازی دفتر کار مجازی دست بزنیم، باید اول از خودمان بپرسیم که نیاز‌های ما چه چیز‌هایی هستند. نوع کسبوکار و ارتباطات و تنوع خدماتی که ارائه می‌دهیم در این تصمیم‌گیری نقش دارند. همچنین تعداد و نوع نیروهای کار و تعداد و جنس جلساتی که در سازمان برگزار می‌شود، همگی در این قدم مؤثر هستند. پس باید وقت بگذاریم و در ابتدا ببینیم نیاز‌ها و اهداف ما چه چیز‌هایی را شامل می‌شوند.
2- یافتن بهترین ابزار
سرمایه‌گذاری در یافتن و تهیه بهترین ابزار از مهم‌ترین گام‌های راه اندازی دفتر کار مجازی هستند. مخصوصا ابزار ارتباطی که همکاری را برای نیروهای کار شما آسان کنند و تماس با مخاطبان و مشتریان شما را به ساده‌ترین حالت ممکن دربیاورند. از مهم‌ترین ابزار و نرم‌افزار‌هایی که دفاتر مجازی به آنها احتیاج دارند می‌توان مرکز تلفن تحت شبکه، سیستم‌های ویدئوکنفرانس، مدیریت ارتباط با مشتری(CRM)، اتوماسیون اداری و سیستم‌های مالی را نام برد. همه چیز باید در خدمت تعامل مؤثر باشد.
3- ارتباط را برای مشتریان و مخاطبان خود ساده کنید.
مشتریان باید به‌راحتی با شما ارتباط برقرار کنند و شما هم باید این بستر را فراهم کنید. نظارت بر چگونگی این ارتباطات هم بسیار مهم و برای رشد کسبوکار شما ضروری است. آدرس و کد پستی دفتر مجازی، دامنه ایمیل تجاری معتبر، شماره‌تلفن‌های سازمانی و هر چیز که اعتبار شرکت شما را نشان میدهد باید قابل‌ارائه باشد. سیستم‌های تلفنی تحت شبکه (VoIP) که محدودیت فیزیکی ندارند و از همه‌جا قابل‌دسترسی و مدیریت و نظارت هستند، از راه‌های مهم ارتباطی برای دفاتر کار مجازی به شمار می‌روند.
4- امکان تعاملات چهره‌به‌چهره را فراهم کنید.
کنفرانس‌ها و جلسات صوتی و تصویری راحت و بسیار مفید هستند، ولی شاید گاهی حضور فیزیکی اجتناب‌ناپذیر باشد. برخی ارگان‌های غالبا دولتی یا نظامی هنوز ممکن است برای جلسات آنلاین سرسختی نشان دهند. هرچند نادر ولی شاید این موارد پیش بیایند. پس این امکان را پیش‌بینی کنید و در نظر داشته باشید.
5- در استخدام بازنگری کنید.
دفتر کار مجازی امکان جذب نیروی کار از راه‌های دور و بدون محدودیت جغرافیایی را فراهم می‌کند. بیشتر کارها و فرایندها حالا قرار است از راه دور انجام شوند، پس محدودیتی برای جذب نیرو به‌خاطر فواصل وجود ندارد. کارمندانی که برای کار و موقعیت‌های شغلی که در نظر دارید بهترین هستند را از هرکجا استخدام کنید.
دورکاری برای بسیاری افراد یک امکان جذاب به شمار می‌رود. این انعطاف‌پذیری را به نیروهای کار خود هدیه دهید و به افزایش انگیزه و تمرکز آنها کمک کنید.
6- موردنیاز نیروهای خود را در اختیارشان قرار دهید.
به‌خاطر داشته باشید که راه اندازی دفتر کار مجازی تا حد بسیار زیادی هزینه‌های شما را کاهش میدهد. پس در هزینه‌های ضروری که به کیفیت کار نیروهای کار و راحتی آنها کمک می‌کند خساست نکنید. تجهیزاتی مانند هدست خوب، صندلی ارگونومیک اگر به آن نیاز دارند، لپ‌تاپ یا هر ابزاری که برای کار باکیفیت به آن نیاز دارند باید در اختیار آنها باشد.
7- خدمات برون‌سپاری را مدنظر داشته باشید.
ممکن است شرکت‌هایی که به‌صورت تخصصی بر روی برخی خدمات تمرکز دارند بتوانند بخشی از کار شما را مفیدتر انجام دهند. شما که در حال راه اندازی دفتر کار مجازی خود هستید، زیرساخت شبکه موردنیاز برای استفاده از خدمات برون‌سپاری را دارید. مثلاً شرکت‌هایی که خدمات برون‌سپاری مرکز تماس را انجام می‌دهند می‌توانند مدیریت و نظارت بر تماس‌های تلفنی شما را به‌صورت ابری انجام دهند. به‌خاطر داشته باشید که این راهکار پیش روی شماست و بهتر است اگر قصد استفاده از خدمات برون‌سپاری را دارید از ابتدا آن را لحاظ کنید.
8- به‌صورت مستمر ارزیابی کنید.
پس از راه اندازی دفتر کار مجازی خود، کارایی سیستم‌ها را به طور منظم ارزیابی کنید. به این شکل شناسایی هر گونه نقص و مشکل عملیاتی قبل از آن که خللی به کار شما وارد شود آسان می‌شود. در این ارزیابی‌ها نظرسنجی و پیشنهادات کاربران خود را فراموش نکنید.
راه اندازی دفتر کار مجازی، ایده‌آل برای…
راهکار دفاتر مجازی تقریبا برای هر کسبوکار در هر اندازه و زمینه‌ای می‌تواند یک گزینه بسیار عالی و مقرون‌به‌صرفه باشد. در موقعیت‌های مختلف این انتخاب علاوه بر کاهش چشمگیر هزینه‌ها، به رضایت شغلی و افزایش کارایی سازمان نیز کمک می‌کند. برای کار با نیروهای فریلنسر، تیم‌های دورکار، شرکت‌های نوپا، استارتاپ ها و بیزینس‌های مبتنی بر فناوری این راه‌حل ایده‌آل به نظر می‌رسد. مخصوصا امکان داشتن آدرس تجاری معتبر و ضروری برای مکاتبات و فاکتور‌ها و… به محبوبیت این نوع دفاتر افزوده است.
آماده هستید؟
امروز بسیاری از کسبوکارها از خدمات منشی مجازی استفاده می‌کنند. راه اندازی دفتر کار مجازی به این معنی است که تعامل و ارتباطات با کارمندان و مشتریان شما در درجه اول آنلاین خواهد بود. بنابراین، استفاده از ابزا‌رهای به‌روز و مشاوره صحیح می‌تواند نقش مهمی در کارایی بیشتر این راهکار داشته باشد.
به‌کار‌گیری روش‌های ارتباطی مناسب به شما این امکان را میدهد که با اعضای تیم و مشتریان از هر نقطه‌ای در جهان، جلسات کاری یا دوستانه داشته باشید. شرکت‌کنندگان در جلسه می‌توانند فایل‌ها را به اشتراک بگذارند، طرح‌های خود را ارائه دهند و از کیفیت ارتباط با شما لذت ببرند. همچنین می‌توانید در صورت لزوم تمام ارتباطات و تماس‌ها را ذخیره کنید، به اشتراک بگذارید و برای استفاده‌های بعدی به آنها مراجعه کنید.
برای هر نوع مشاوره با ما تماس بگیرید.