راه اندازی یک استارتاپ کار آسانی نیست. اگر شما صاحب یک کسب و کار نوپا هستید، مطمئنا مشکلاتی را تجربه کرده اید. برای مثال کار با بودجه محدود، تیم کوچک، نبود مرکز تماس از بارز ترین مشکلات هستند. سازمان های بزرگ می توانند نحوه تخصیص منابع گسترده خود را انتخاب کنند. این درحالی ست که این امکان برای مشاغل کوچک عملیاتی نیست. حفظ و جذب مشتریان برای هر کسب و کاری مهم است. مشتریان برای کسب و کارهای کوچک اهمیت شان پررنگ تر است. مرکز تماس ابزار اصلی حفظ مشتریان و برقراری تماس است. مدیریت تماس ها، و چگونگی پاسخگویی به آن ها برای مشتریان اهمیت دارد.
چرا مرکز تماس برای کسب و کار اهمیت دارد؟
برای شروع، ابتدا باید مفهوم مرکز تماس کسب و کار را درک کنید. مرکز تماس یک نرم افزار مدیریت تماس است که کلیه ارتباطات با مشتریان مانند پاسخگویی سوالات خاص یا عمومی را برای تان انجام می دهد. به عنوان مثال، می توانید از مرکز تماس برای جذب مشتریان جدید استفاده کنید. با بهره گیری از امکانات مرکز تماس آنها را در مورد برند و محصولات خود مطلع سازید. برای این منظور، میتوانید به جای پخش موزیک انتظار، تبلیغات محصول جدیدتان را داشته باشید. اطمینان حاصل کنید کارمندان به خوبی با مشتریان بالقوه درگیر می شوند. با این حال، می توانید از خدمات مرکز تماس نیز برای توسعه بیشتر ارتباط خود با مشتریان فعلی استفاده کنید. همچنین، مراکز تماس می توانند از نظر شکل و امکانات متفاوت باشند. شما بسته به نیاز مجموعه خود می توانید استراتژی تماس خود را طراحی کنید. اکنون که ایده کلی یک کسب و کار کوچک مرکز تماس را دریافت کردید، بیایید بررسی کنید چگونه کسب و کار کوچک شما می تواند از خدمات مرکز تماس بهره مند شود.
چرا به یک مرکز تماس برای کسب و کار خود نیاز دارید؟
داشتن یک استراتژی فروش برای اداره و حفظ یک تجارت ضروری است. همانطور که توضیح دادیم، داشتن یک مرکز تماس می تواند به شما در جذب مشتریان جدید و حفظ طولانی مدت آنها کمک کند. احتمالاً به همین دلیل است که اکثر شرکت ها از مراکز تماس برای کمک به پشتیبانی فنی مشتریان استفاده می کنند.
برای درک بهتر، سناریوی زیر را در نظر بگیرید. بگویید می خواهید غذا سفارش دهید، اما نمی توانید از جایی که می خواهید به رستوران یا فست فود برسید. یا متوجه شوید وای فای آنطور که باید کار نمی کند. در هر صورت، نمی توانید به کسی دسترسی پیدا کنید که بتواند به سؤال شما پاسخ دهد. بنظرتان نتیجه چه خواهد بود؟ در اینجا حس ناامیدی مشتری ایجاد شده است. در نهایت ممکن است منجر به از دست دادن مشتریانتان شود. سوال این است که آیا این دلیلی است که شرکت شما مشتریان را با شکست مواجه می شود؟ البته که نه! مراکز تماس می توانند به شما در جلوگیری از این مشکل کمک کنند.
مزیت های داشتن مرکز تماس برای کسب و کارها چیست؟
مزیت های بیشمار مرکز تماس قطعا شما را مجاب می کنند تا تغییری در کسب و کار خود دهید. بسیاری از صاحبین کسب و کارهای کوچک معتقدند باید به نحوی اعتماد مشتریان را جلب نمود. این جلب اعتماد، صرفا با یک راهکار ایجاد نمی شود. یکی از موثر ترین راهکارهای جلب اطمینان مشتریان، پاسخگویی مناسب تماس هاست. کسب و کارها باید بتوانند تصویری روشن از کسب و کارتان نشان دهد. باید برای مشتریان باور پذیر باشد که با چه مجموعه ای همکاری دارد، یا چه محصولی خریداری می کند. در ادامه به بررسی برخی مزیت های مرکز تماس می پردازیم.
-
بهبود اوضاع خدمات مشتریان توسط مرکز تماس
مرکز تماس می تواند تمام تماس های تلفنی شما را مدیریت کند و به سوالات مشتریان شما پاسخ دهد. مشتریان می توانند در هر زمانی از روز تماس بگیرند و پاسخ دریافت کنند. حتی در زمان های خارج از ساعت کاری، مشتریان می توانند در صندوق صوتی شما پیام بگذارند و روز بعد پاسخ دریافت کنند. به این ترتیب، هیچ شکایتی در مورد اینکه کسی تلفن را بر نمی‌دارد یا افرادی که مجبورند خیلی طولانی در صف انتظار بمانند، وجود نخواهد داشت. مشتریان همیشه مشتاق برای تماس با مجموعه شما خواهند بود و پاسخ های مورد نیاز خود را دریافت خواهند کرد. ارائه خدمات بهتر به مشتریان می تواند به کسب و کار شما کمک کند تا از رقبا متمایز باشید. مردم خرید از شرکت شما را دوست دارند زیرا می دانند، که اگر مشکلی داشته باشند همیشه می توانند با شما تماس بگیرند و کارمندان شما در دسترس آنها هستند.
-
صرفه جویی در منابع مالی و زمان
با استفاده از یک مرکز تماس، روی محصولات و خدمات خود و کیفیت آنها تمرکز خواهید داشت. نیازی به استخدام کارمندان اضافی ندارید که فقط به تلفن ها پاسخ دهند. حتی خرید چندین شماره و تلفن به طوری که اگر اولین شماره ای که امتحان کرده اند در دسترس نباشد، ضروری نیست. در عوض، شما فقط هزینه خدمات مرکز تماس را پرداخت خواهید کرد و نه بیشتر. همچنین، نیازی به استخدام افراد اضافی نخواهید داشت که شغل آنها به مشتریان مرتبط باشد. مرکز تماس همه موارد را برایتان انجام خواهد داد.
-
امکان دریافت و پیگیری سفارشات برای مشتریان
نیازی نیست که کسی را صرفا برای سفارش گرفتن از مشتریان خود استخدام کنید. مراکز تماس می توانند این کار را برای شما انجام دهند. همچنین، نیازی نیست وقت خود را صرف سفارشات، نوشتن آنها و قرار دادن آنها در رایانه خود کنید.
-
جذب مشتریان جدید و حفظ مخاطبین وفادار
یکی دیگر از کارهایی که مراکز تماس می توانند انجام دهند این است که داده های مربوط به مشتریان هدف شرکت شما را جمع آوری کرده و محصولات و خدمات شما را برای آنها تبلیغ کنند. به طور مثال شما لباس های ورزشی می فروشید که می توانند با باشگاه های ورزشی و سالن های ورزشی تماس بگیرند و محصولات شما را تبلیغ کنند. یا شاید شما خدمات بازاریابی ارائه می دهید که آنها می توانند به شرکت های دیگر نیز دسترسی داشته باشند و خدمات شما را به آنها ارائه دهند.
-
امکان نظرسنجی از مشتریان با برون سپاری مرکز تماس
هر کسب و کاری نیاز به بازخورد مشتریان دارد. وقتی می دانید مشتری چه چیزی را دوست دارد و چه چیزی را دوست ندارد، می توانید از این به نفع خود استفاده کنید و محصولات و خدمات خود را بهبود بخشید. چرا باید یک مرکز تماس کسب و کار کوچک را برون سپاری کنید؟ به عنوان یک کسب و کار کوچک، تمرکز شما بر روی رشد و برآوردن خواسته های مشتریان است. داشتن مرکز تماس داخلی نیز راهکار دیگری است. شرکت هایی که برون سپاری مراکز تماس را ارائه می دهند نرم افزار ویژه ای دارند که برای این نوع خدمات مناسب است. آنها همچنین امکانات و تجهیزات مورد نیاز را دارند. بنابراین، برون سپاری بسیار ارزان تر و بسیار موثرتر است. به عبارت دیگر، اگر این خدمات را از شرکتی دریافت کنید که قبلاً این خدمات را ارائه می دهد، می توانید روی تجارت اصلی و رشد خود تمرکز کنید.
-
اولویت اصلی مراکز تماس، مشتریان شماست
اکثر کسب و کارها یک وب سایت دارند که در آن افراد می توانند صفحه ای با سوالات متداول پیدا کنند. اما آیا این همه چیز را پوشش می دهد؟ اگر مشتری سوال بعدی داشته باشد چه؟ داشتن بخش سؤالات متداول (یا سؤالات متداول) خوب است، اما آیا کافی است؟ برخی مشتریان نیز علاقه به تماس تلفنی با مجموعه ها دارند. پس باید برای هر مشتری، شما راهکار مناسبی در نظر گرفته باشید. مرکز تماس راهکار مدیریت تماس های اینگونه مشتریان است.